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Kostenrechnung in der Spitex - verständlich und praxisnah

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Dr. Werner Steiner

Steiner Spitex-Beratung RehabNET

Die Spitex-Kostenrechnung ist ein wichtiges Instrument für Transparenz, Tarifgrundlagen und strategische Steuerung.

Im Kanton Zürich ist gemäss geltendem Pflegegesetz das Führen einer Kostenrechnung für ambulante Leistungserbringer seit 2011 obligatorisch. Dabei wurde im Kt ZH ab 01.01.2021 das aktuelle Spitex-Finanzmanual (FM) als Basis für die Spitex Kostenrechnung als verbindlich erklärt.

Wir unterstützen Spitex-Betriebe bei der Umsetzung - von der Lohndifferenzierung über die Leistungserfassung bis zur Vollkostenberechnung.

Voraussetzung ist eine strukturierte Datenbasis: Löhne nach Qualifikation, dokumentierte Stunden je Tätigkeit und Kostenträger sowie eine klare Buchhaltungsstruktur.

Gerne beraten wir Sie persönlich - damit Ihre Kostenrechnung sowohl für Sie als auch für die Behörden nachvollziehbare, realistische Zahlen liefert.

Kostenrechnung (KoRe) für Spitex-Betriebe im Kanton Zürich

Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen KoRe gemäss Spitex-Finanzmanual («Spx-FM»)

Wir unterstützen Spitex-Betriebe im Kanton Zürich bei der Kostenrechnung (KoRe) mit dem Programm Caracal.

(Die Verrechnung erfolgt in der Regel nach Aufwand).

Ziel der KoRe

Die KoRe zeigt, wie sich die Kosten auf Pflege, Hauswirtschaft, und allenfalls noch auf weitere Leistungen verteilen.

Was braucht es für die Erstellung der Spitex-KoRe?

Voraussetzung	Beschreibung
Zeiterfassung	Alle geleisteten Stunden mit Datum und Leistungsart (Pflege, Hauswirtschaft usw.)
Erfolgsrechnung (ER)	Detaillierte Zahlen gemäss «Spx-FM», korrekt kontiert
ACHTUNG Zeitperiode	Die Spitex-KoRe wie auch die Spitex-Statistik verlangen ausschliesslich Kosten und Erträge für Leistungen im Berichtsjahr (z.B. 01.01.2025 bis 31.12.2025). In der Buchhaltung erscheinen jedoch oft Erträge aus dem Vorjahr oder fehlen Erträge vom Dezember, weil diese erst im Folgejahr bezahlt werden. Ohne Abgrenzung entstehen in der KoRe und in der Spitex-Statistik leicht verfälschte Zahlen.

Warum ist die Zeiterfassung so wichtig?

Warum Lohndifferenzierung und Leistungserfassung für die Spitex-Kostenrechnung unerlässlich sind
Die Kostenrechnung (KoRe) in Spitex-Betrieben basiert auf zwei tragenden Säulen: Lohndifferenzierung und Leistungserfassung. Beide sind unerlässlich, um die tatsächlichen Vollkosten pro Kostenträger korrekt zu berechnen.
1. Lohndifferenzierung	Löhne machen typischerweise 80–95 % der Vollkosten pro Leistungsstunde aus. Um die Kosten korrekt zuordnen zu können, müssen die Löhne nach Qualifikationsgruppen erfasst werden: – Dipl. Pflegefachpersonen HF/DN II – Fachpersonen Gesundheit (FaGe) – Haushelferinnen / Betreuungspersonal – Weitere Funktionsgruppen gemäss Spitex-Finanzmanual
2. Leistungserfassung	Die geleisteten und verrechneten Stunden müssen pro Mitarbeitende nach Tätigkeitsart und Kostenträger dokumentiert werden. Die relevanten Bereiche sind: KLV-Leistungen: Pflege (Art. 25a Abs. 1 KVG) a) Abklärung und Beratung b) Untersuchung und Behandlung c) Grundpflege KLV-Leistungen: Akut- und Übergangspflege a) Abklärung und Beratung b) Untersuchung und Behandlung c) Grundpflege Hauswirtschaftliche und sozialbetreuerische Leistungen Weitere Spitex-Leistungen (z. B. Betreuung, Nachtwache, Palliative Care) Mahlzeitendienst Indirekte Tätigkeiten (Aktivitäten): Fuhrpark, Wegzeit, Liegenschaften, Ausbildung und Betreuung, Klientenbezogene Leistungen, Administration Dienstleistungen, Einsatzplanung und Disposition, Administration Organisation, Öffentlichkeitsarbeit Für alle genannten Tätigkeiten müssen die Stunden der Mitarbeitenden differenziert erfasst werden.
3. Umlage indirekter Kosten	Nicht direkt zuordenbare Aufwände werden mittels Verteilungsschlüssel auf die Kostenträger umgelegt: – Anteil verrechneter Stunden – Anzahl Einsätze – Personalanteil pro Bereich
4. Umsetzung mit Caracal & Datenvorbereitung	Die Auswertung der Kostenrechnung erfolgt mit der Web-App Caracal. Damit die Berechnung korrekt und FM-konform durchgeführt werden kann, braucht es eine strukturierte Datenbasis: Löhne nach Qualifikationsgruppen Stundenerfassung je Mitarbeitende, Tätigkeit und Kostenträger Indirekte Aktivitäten wie Wegzeit, Administration, Ausbildung etc. Buchhaltungsstruktur mit klarer Kontenzuordnung Der Betrieb muss Caracal selbst beschaffen und mir als externe Fachperson Zugriff gewähren. Die Daten werden vertraulich behandelt und ausschliesslich für die KoRe verwendet.
Fazit: Eine FM-konforme Kostenrechnung ist nur möglich, wenn die Löhne differenziert, die Leistungen strukturiert dokumentiert und die indirekten Aktivitäten vollständig erfasst und sachgerecht verteilt werden. Nur so lassen sich belastbare Vollkosten berechnen – als Grundlage für Tarife, Steuerung und strategische Entscheidungen.

Was sind «geleistete Stunden» – und was nicht?

Hinweise zur Zusammenarbeit

Thema	Hinweis
KoRe mit Caracal	Die Spitex-Kostenrechnung wird mit der Web-App Caracal erstellt. Der Betrieb muss Caracal selbst beschaffen und Herrn Steiner einen weiteren Zugriff gewähren (via Menü von Caracal möglich).
Treuhandbüro	Bei buchhalterischen Fragen arbeitet «Steiner Spitex-Beratung RehabNET» mit dem spezialisierten Treuhandbüro «EveRo Consulting GmbH» (Geschäftsführer ist Rolf Sonderegger) zusammen.

Kontakt

Haben Sie Interesse oder Fragen?
Ich erkläre Ihnen gerne den Ablauf und zeige, wie Sie die nötigen Daten bereitstellen können.

E-Mail (spitexsupport@rehabnet.ch)

Tel.: +41 (0)44 384 90 96

Info: Ein Webinar zum neuen Caracal finden Sie (Stand 27.10.2023) auf der Homepage der root-service ag. Schauen Sie sich einmal die Aufzeichnung des Caracal-Webinars an unter web.root.ch > Perigon Spitex > Solutions > Caracal

Spitex-Statistik KoRe mit Caracal

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